Grote verschillen te overbruggen bij Bushika ACE in Oeganda

Als tropenjaren dubbel tellen, dan geldt dat ook zeker voor de dagen dat ik bij 'Bushika Integrated Area Cooperative Ltd' ben. Na de eerste 2 dagen had ik het gevoel dat ik al een week bezig was. De afgelopen 2 dagen hebben we sowieso extra lang doorgewerkt maar ook in de avonduren heb ik dingen voorbereid en opzetjes gemaakt voor cash flow reports. Lange intensieve dagen die wel heel veel opleveren en dankbaar aanvaard worden. 




Als afgesproken zou op woensdag niet de hele board en management aanwezig zijn maar alleen de mensen van finance en de chairman. Ik had gevraagd of het ook mogelijk was om wat van de koffietrees in de hills te zien. Dit gingen we eerst doen. Alleen maar over koffie en passievruchten praten maar er geen één gezien te hebben, kan natuurlijk niet. Bij een van de leden van de cooperatie kregen we tekst en uitleg over de groei, verzorging en opbrengst van koffiebonen. De grond bestaat uit vettige rode leem. Zeer interessant en erg leuk. Een 2e veld waar we heen gingen bleek niet met de auto bereikbaar. We moesten een stukje te voet. Geen probleem met deze temperaturen natuurlijk. We liepen via een bruggetje door een klein dorpje. Overal om ons heen klonk het... a musungu, a musungu...! wat in het Swahili zoveel betekent als een witte man of bleekgezicht. Vooral kinderen kwamen naar ons toe. Kwamen me een hand geven of aanraken. Sommigen van hen hadden nog nooit een blanke gezien. Ik had het onderweg ook al gemerkt maar dit was nog gekker. Een hele stoet kinderen volgde ons en bleven bewonderd kijken alsof ik Sinterklaas was :-).


Terug bij "the office" nog praktischer aan het werk dan gisteren. De muren vol met flipovervellen van de dagen ervoor. Bij mijn navraag over de huidige stukken, kwam er een tabellarisch kasboek te voorschijn van bijna 1 meter..! Ook allerlei kleine schriftjes en boekjes met receipts en payments. Oké..., er is een heel groot verschil te overbruggen. Dat is best een uitdaging.
Met z'n vieren achter een laptop gaan we samen een rekeningschema maken wat er nog niet is. Dat is toch wel de basis. De betrokkenen zijn zeer geïnteresseerd en werken actief mee. Volgende stap is een invoerfile voor alle transacties, waarbij kas en banktransacties gescheiden moeten worden. Samen bepalen we de indeling van de data input file. Ik laat het banksaldo en kassaldo bovenin het scherm door de computer uitrekenen. Hiermee kunnen ze direct zien of hun maandinvoer correct is. Ik doe er 2 voor, waarna ik hen de rest laat doen. Dat ging toch niet zo soepel als verwacht. Wel leuk om de drie mannen druk te zien overleggen wat wel en niet in te voeren en waar. Gezien het tempo gaat dit nog uren duren.

Ik ga ondertussen proberen om een cash flow overzicht in excel te maken, die we gisteren met de gehele board en management op flipovers hebben gemaakt. Ter vergelijk zet ik de cijfers van het jaar 2017 vooraan in een kolom. Al snel ontdek ik een forse rekenfout in de handmatig gemaakte jaarcijfers. De chairman wil er alles van weten, de mensen van finance hadden dit goed moeten doen. Een verschil dat er toe doet! Het mooiste voorbeeld voor mij om het belang te  benadrukken dat de administratie in de computer moet. Dat verkleind de kans op telfouten enorm. Iedereen is het er mee eens. De mannen van finance hebben mijn hulp nodig. Het blijkt dat ze toch kas en banktransacties niet goed hebben gescheiden. Het blijft zo heen en weer gaan en ze vinden het prachtig om te oefenen. Ze vragen of wel al naar de cashflow overzichten en managementrapporten gaan. Ik geef aan dat eerst de data input noodzakelijk is, voordat we de volgende stap zetten.

De probleempjes waar ze tegenaan lopen bij het invoeren neem ik mee naar het hotel. Een lange dag bij Bushika zit erop maar ik heb beloofd vanavond nog andere opzetjes te maken en de vragen op te lossen. De dag is dus nog niet ten einde.

Bushika / Mbale, 12-04-2018
Johnny Blankvoort